1. Börja i målet, inte i lokalen
Skriv ner vad deltagarna ska kunna, känna eller bestämma efteråt. Allt annat – lokal, längd, program – följer av det. Utan mål blir konferensen en samling punkter som konkurrerar om tiden.
2. Sätt en budgetram tidigt
En grov ram per deltagare gör urvalet enormt mycket enklare. Räkna med dessa poster:
- · Lokal och eventuell logi
- · Mat och dryck
- · Teknik och scen
- · Talare eller moderator
- · Resa och transport
- · Material, skyltar och dokumentation
- · Buffert på 10–15 procent
3. Välj lokal efter innehållet
En lokal som passar föreläsning passar sällan workshop. Kolla takhöjd, sikt, ljud, grupprum, dagsljus och hur snabbt möbleringen kan ställas om mellan passen.
4. Bygg programmet med paus
Räkna med kortare pass än ni tror och riktiga pauser. Lägg det tyngsta innehållet på förmiddagen och något som kräver rörelse efter lunch.
5. Testa tekniken dagen före
Bild, ljud, mikrofoner, klickers och presentationer – i skarpt läge, i rätt lokal, med rätt dator. Ha backup på det som stoppar konferensen om det slutar fungera.
6. Planera uppföljningen innan
Bestäm redan nu vem som samlar in utvärdering, vad som skickas ut efteråt och hur besluten från dagen förs vidare. Annars rinner effekten ut i sanden.